QUYÕT §ÞNH

CñA THèNG §èC NG¢N HµNG NHµ N¦íC sè 376/2003/Q§-NHNN
ngµy 22 th¸ng 4 n¨m 2003 Ban hµnh quy ®Þnh vÒ b¶o qu¶n, l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö ®· sö dông ®Ó h¹ch to¸n
vµ thanh to¸n vèn cña c¸c Tæ chøc cung øng
dÞch vô thanh to¸n

THèNG §èC NG¢N HµNG NHµ N¦íC

- C¨n cø LuËt Ng©n hµng Nhµ n­íc ViÖt Nam sè 01/1997/QH10 ngµy 12/12/1997 vµ LuËt c¸c Tæ chøc tÝn dông sè 02/1997/QH10 ngµy 12/12/1997;

- C¨n cø NghÞ ®Þnh sè 86/2002/N§-CP ngµy 5/11/2002 cña ChÝnh phñ quy ®Þnh chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ c¬ cÊu tæ chøc cña Bé, c¬ quan ngang Bé;

- C¨n cø QuyÕt ®Þnh sè 44/2002/Q§-TTg ngµy 21/03/2002 cña Thñ t­íng ChÝnh phñ vÒ viÖc sö dông chøng tõ ®iÖn tö lµm chøng tõ kÕ to¸n ®Ó h¹ch to¸n vµ thanh to¸n vèn cña c¸c tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n;

- Theo ®Ò nghÞ cña Vô tr­ëng Vô KÕ to¸n - Tµi chÝnh Ng©n hµng Nhµ n­íc,

QUYÕT §ÞNH

§iÒu 1. Ban hµnh kÌm theo QuyÕt ®Þnh nµy "Quy ®Þnh vÒ b¶o qu¶n, l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö ®· sö dông ®Ó h¹ch to¸n vµ thanh to¸n vèn cña c¸c tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n".

§iÒu 2. QuyÕt ®Þnh nµy cã hiÖu lùc thi hµnh sau 15 ngµy, kÓ tõ ngµy ®¨ng C«ng b¸o vµ thay thÕ PhÇn I, Môc B QuyÕt ®Þnh sè 308/Q§-NH2 ngµy 16/9/1997 cña Thèng ®èc Ng©n hµng Nhµ n­íc ban hµnh Quy chÕ vÒ lËp, sö dông, kiÓm so¸t, xö lý b¶o qu¶n vµ l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö cña c¸c Ng©n hµng vµ Tæ chøc tÝn dông.

§iÒu 3. Ch¸nh V¨n phßng, Vô tr­ëng Vô KÕ to¸n - Tµi chÝnh, Côc tr­ëng Côc C«ng nghÖ Tin häc Ng©n hµng, Thñ tr­ëng ®¬n vÞ thuéc Ng©n hµng Nhµ n­íc, Gi¸m ®èc chi nh¸nh Ng©n hµng Nhµ n­íc tØnh, thµnh phè trùc thuéc Trung ­¬ng, Tæng Gi¸m ®èc (Gi¸m ®èc) tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n chÞu tr¸ch nhiÖm thi hµnh QuyÕt ®Þnh nµy.

Quy §ÞNH

vÒ B¶o QU¶N, L¦U TR÷ CHøNG Tõ §IÖN Tö §· sö DôNG §Ó
H¹CH TO¸N vµ THANH TO¸N vèn cña C¸c Tæ CHøC
CUNG øNG DÞCH vô THANH TO¸N

(Ban hµnh kÌm theo QuyÕt ®Þnh sè 376/2003/Q§-NHNN ngµy 22/4/2003)

I. QUY §ÞNH CHUNG

§iÒu 1. Ph¹m vi ®iÒu chØnh

Quy ®Þnh nµy quy ®Þnh vÒ viÖc b¶o qu¶n, l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö ®· sö dông ®Ó h¹ch to¸n vµ thanh to¸n vèn (sau ®©y gäi t¾t lµ chøng tõ ®iÖn tö) cña c¸c tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n.

§iÒu 2. H×nh thøc b¶o qu¶n, l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö

1. Chøng tõ ®iÖn tö ®­îc b¶o qu¶n, l­u tr÷ b»ng giÊy (h×nh thøc b¶o qu¶n, l­u tr÷ b»ng giÊy) hoÆc trùc tiÕp d­íi d¹ng d÷ liÖu ®iÖn tö b»ng ph­¬ng tiÖn ®iÖn tö, quang häc hay t­¬ng tù (h×nh thøc b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö).

2. Tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n ®­îc lùa chän vµ ¸p dông h×nh thøc b¶o qu¶n, l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö phï hîp víi ®Æc thï ho¹t ®éng thanh to¸n v¶ kh¶ n¨ng øng dông c«ng nghÖ cña tæ chøc m×nh.

3. §èi víi chøng tõ ®iÖn tö cã liªn quan ®Õn c¸c vô kiÖn tông, tranh chÊp, c¸c vô ¸n ®· vµ ®ang hoÆc ch­a xÐt xö; hoÆc cã quy ®Þnh thêi h¹n l­u tr÷ trªn 20 (hai m­¬i) n¨m (nÕu cã) th× chØ thùc hiÖn b¶o qu¶n, l­u tr÷ b»ng giÊy.

§iÒu 3. Yªu cÇu vÒ b¶o qu¶n, l­u tr÷ b»ng giÊy

Chøng tõ ®iÖn tö ph¶i in ra giÊy theo ®óng mÉu chøng tõ quy ®Þnh vµ ký tªn, ®ãng dÊu ®Çy ®ñ ®Ó b¶o qu¶n, l­u tr÷. ViÖc b¶o qu¶n, l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö d­íi h×nh thøc nµy ph¶i thùc hiÖn theo ®óng quy ®Þnh hiÖn hµnh vÒ b¶o qu¶n, l­u tr÷ chøng tõ kÕ to¸n b»ng giÊy.

§iÒu 4. Yªu cÇu vÒ b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö

1. Yªu cÇu ®èi víi d÷ liÖu ®iÖn tö l­u tr÷:

a. D÷ liÖu ®iÖn tö l­u tr÷ ph¶i lµ d¹ng nguyªn b¶n ®· sö dông ®Ó h¹ch to¸n vµ thanh to¸n vèn cña c¸c tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n, hoÆc d­íi h×nh thøc cã thÓ sö dông ®Ó thÓ hiÖn mét c¸ch chÝnh x¸c vÒ chøng tõ kÕ to¸n ®· sö dông ®Ó h¹ch to¸n vµ thanh to¸n vèn cña c¸c tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n;

b. D÷ liÖu ®iÖn tö ph¶i ®¶m b¶o tÝnh toµn vÑn vµ ®Çy ®ñ cña chøng tõ kÕ to¸n mµ nã ph¶n ¶nh, kh«ng bÞ thay ®æi, sai lÖch trong suèt thêi gian l­u tr÷ quy ®Þnh;

c. D÷ liÖu ®iÖn tö ph¶i ®­îc l­u tr÷ ®óng vµ ®ñ thêi h¹n theo quy ®Þnh vÒ l­u tr÷ chøng tõ kÕ to¸n;

d. Trong tr­êng hîp cÇn thiÕt, d÷ liÖu ®iÖn tö ®ang l­u tr÷ ph¶i in ®­îc ra giÊy d­íi d¹ng chøng tõ kÕ to¸n.

2. Yªu cÇu ®èi víi tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n trong viÖc tù thùc hiÖn b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö:

a. Tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n ph¶i lËp ®Ò ¸n b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö tr×nh Thèng ®èc Ng©n hµng Nhµ n­íc phª duyÖt tr­íc khi thùc hiÖn b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö;

b. Ph¶i cã ®ñ m¸y mãc, trang thiÕt bÞ kü thuËt vµ n¬i l­u tr÷ ®Ó b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö vµ phôc vô khai th¸c, sö dông d÷ liÖu ®iÖn tö l­u tr÷ theo quy ®Þnh;

c. Ph¶i x©y dùng quy tr×nh kü thuËt vÒ b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö.

§iÒu 5. ChuyÓn ho¸ h×nh thøc b¶o qu¶n, l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö

Trong tr­êng hîp cÇn thiÕt, tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n ®­îc chuyÓn ho¸ h×nh thøc b¶o qu¶n, l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö, tõ l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö sang l­u tr÷ b»ng giÊy. ViÖc chuyÓn ho¸ h×nh thøc b¶o qu¶n, l­u trõ chøng tõ ®iÖn tö ph¶i thùc hiÖn theo quy ®Þnh t¹i §iÒu 15 Quy ®Þnh nµy.

§iÒu 6. C¸c hµnh vi bÞ nghiªm cÊm

1. T×m c¸ch khai th¸c, x©m nhËp, sö dông tr¸i phÐp hoÆc cè t×nh lµm mÊt m¸t, h­ háng hoÆc lµm gi¶, söa ®æi d÷ liÖu ®iÖn tö l­u tr÷.

2. Lîi dông viÖc b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö ®Ó che dÊu c¸c hµnh vi vi ph¹m ph¸p luËt.

II. c¸c Quy §ÞNH Cô THÓ vÒ B¶o QU¶N, L¦U Tr÷
CHøNG Tõ §IÖN Tö

§iÒu 7. N¬i l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö

1. Chøng tõ ®iÖn tö ph¸t sinh t¹i tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n nµo ph¶i ®­îc l­u tr÷ t¹i tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n ®ã.

2. Tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n cã thÓ thuª l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö t¹i tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n kh¸c cã thùc hiÖn b¶o qu¶n l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö trªn c¬ së hîp ®ång ký kÕt gi÷a c¸c bªn.

§iÒu 8. S¾p xÕp, ph©n lo¹i chøng tõ ®iÖn tö ®­a vµo l­u tr÷

Chøng tõ ®iÖn tö ®­a vµo l­u tr÷ ph¶i ®­îc s¾p xÕp, ph©n lo¹i theo thø tù thêi gian ph¸t sinh, theo lo¹i nghiÖp vô vµ theo thêi h¹n l­u tr÷ ®èi víi tõng lo¹i chøng tõ.

§iÒu 9. Thêi h¹n l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö

1. Thêi h¹n l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö:

a. C¸c chøng tõ ®iÖn tö liªn quan trùc tiÕp ®Õn ghi sæ kÕ to¸n t¹i c¸c tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n: ph¶i l­u tr÷ 20 (hai m­¬i) n¨m tÝnh tõ khi kÕt thóc niªn ®é kÕ to¸n hoÆc khi hoµn thµnh quyÕt to¸n thanh to¸n vèn c¸c tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n;

b. §èi víi c¸c chøng tõ ®iÖn tö chØ dïng cho viÖc qu¶n lý, ®iÒu hµnh vµ kiÓm so¸t, ®èi chiÕu trong ho¹t ®éng thanh to¸n vèn cña c¸c tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n, kh«ng trùc tiÕp ®Ó ghi sæ kÕ to¸n: ph¶i l­u tr÷ tèi thiÓu 5 (n¨m) n¨m tÝnh tõ khi kÕt thóc niªn ®é kÕ to¸n hoÆc khi hoµn thµnh quyÕt to¸n thanh to¸n vèn cña c¸c tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n;

c. §èi víi c¸c chøng tõ ®iÖn tö hÕt thêi h¹n l­u tr÷ nh­ng cã liªn quan ®Õn c¸c vô kiÖn tông, tranh chÊp, c¸c vô ¸n vµ ®ang hoÆc ch­a xÐt xö th× ¸p dông thêi h¹n l­u tr÷ theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt hiÖn hµnh cã liªn quan.

2. Vô tr­ëng Vô KÕ to¸n - Tµi chÝnh cã tr¸ch nhiÖm h­íng dÉn cô thÓ vÒ thêi h¹n l­u tr÷ ®èi víi c¸c chøng tõ ®iÖn tö sö dông trong thanh to¸n ®iÖn tö Liªn Ng©n hµng do Ng©n hµng Nhµ n­íc tæ chøc vµ chuyÓn tiÒn ®iÖn tö trong hÖ thèng Ng©n hµng Nhµ n­íc.

3. C¸c tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n quy ®Þnh thêi h¹n l­u tr÷ ®èi víi chøng tõ ®iÖn tö trong néi bé tæ chøc m×nh theo quy ®Þnh t¹i Kho¶n 1 §iÒu 9 Quy ®Þnh nµy vµ b¸o c¸o Ng©n hµng Nhµ n­íc (Vô KÕ to¸n - Tµi chÝnh) tr­íc khi thùc hiÖn.

§iÒu 10. Tr×nh tù vµ thñ tôc kÕ to¸n b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö

1. Xö lý tr­íc khi ®­a chøng tõ ®iÖn tö vµo l­u tr÷ d­íi d¹ng d÷ liÖu ®iÖn tö:

a. Chøng tõ ®iÖn tö ph¶i ®­îc kiÓm so¸t vµ ®èi chiÕu l¹i víi c¸c kh©u xö lý, h¹ch to¸n cã liªn quan ®Ó ®¶m b¶o sù chÝnh x¸c, khíp ®óng vµ ®Çy ®ñ tr­íc khi ®­a vµo l­u tr÷

§èi víi c¸c chøng tõ ®iÖn tö nh­ LÖnh thanh to¸n, LÖnh chuyÓn tiÒn vµ c¸c chøng tõ thanh to¸n chuyÓn tiÒn cã tÝnh chÊt t­¬ng tù, ®­îc khëi t¹o (lËp) trùc tiÕp tõ chøng tõ gèc b»ng giÊy (chøng tõ thanh to¸n cña kh¸ch hµng hoÆc cña ng©n hµng), kÕ to¸n ph¶i kiÓm tra, ®èi chiÕu l¹i víi chøng tõ gèc b»ng giÊy ®Ó ®¶m b¶o sù khíp ®óng chÝnh x¸c c¸c yÕu tè. C¸c chøng tõ gèc b»ng giÊy, sau khi kiÓm tra, ®èi chiÕu víi chøng tõ ®iÖn tö, vÉn ph¶i ®­îc b¶o qu¶n, l­u tr÷ theo ®óng quy ®Þnh hiÖn hµnh;

b. Sau khi kiÓm tra, ®èi chiÕu khíp ®óng, chÝnh x¸c, bé phËn kÕ to¸n in ra B¶ng kª d÷ liÖu ®iÖn tö l­u tr÷ (theo mÉu ®Ýnh kÌm QuyÕt ®Þnh nµy), trªn B¶ng kª nµy ph¶i cã ®Çy ®ñ ch÷ ký cña kÕ to¸n tr­ëng hoÆc ng­êi phô tr¸ch kÕ to¸n, kÕ to¸n viªn ®­îc giao nhiÖm vô l­u tr÷, b¶o qu¶n chøng tõ, c¸n bé tin häc chuyªn tr¸ch l­u tr÷, b¶o qu¶n chøng tõ ®iÖn tö (nÕu cã) vµ dÊu cña ®¬n vÞ kÕ to¸n.

2. Xö lý l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö: Thùc hiÖn theo quy ®Þnh t¹i quy tr×nh kü thuËt b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö.

§iÒu 11. ViÖc khai th¸c, cung cÊp, sö dông chøng tõ ®iÖn tö ®ang l­u tr÷; xö lý chøng tõ ®iÖn tö bÞ mÊt, háng; tiªu huû chøng tõ ®iÖn tö khi hÕt thêi h¹n l­u tr÷, ®­îc thùc hiÖn theo quy ®Þnh hiÖn hµnh ®èi víi chøng tõ kÕ to¸n l­u tr÷.

§iÒu 12. §Ò ¸n b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö cña tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n

1. §Ò ¸n b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö cña tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n x¸c minh vµ cô thÓ ho¸ c¸c néi dung chñ yÕu sau ®©y:

a. Ph¹m vi b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö,

b. Gi¶i ph¸p tæ chøc b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö vµ ®¶m b¶o an toµn cho d÷ liÖu ®iÖn tö l­u tr÷.

2. Tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n thùc hiÖn b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö theo ®óng ®Ò ¸n ®· ®­îc Thèng ®èc Ng©n hµng Nhµ n­íc phª duyÖt; trong tr­êng hîp cã sù thay ®æi, ph¶i b¸o c¸o Ng©n hµng Nhµ n­íc (Côc C«ng nghÖ Tin häc Ng©n hµng).

§iÒu 13. Gi¶i ph¸p tæ chøc b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö vµ ®¶m b¶o an toµn cho d÷ liÖu ®iÖn tö l­u tr÷ cña tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n bao gåm c¸c néi dung chñ yÕu sau:

1. Lùa chän sö dông c«ng nghÖ, kÓ c¶ m¸y mãc; trang thiÕt bÞ kü thuËt, c¬ së d÷ liÖu phÇn mÒm øng dông vµ n¬i l­u tr÷ ®Ó b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö.

2. Tæ chøc hÖ thèng l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö chÝnh vµ dù phßng.

3. ChÕ ®é kiÓm tra vµ sao l­u ®Þnh kú ®èi víi d÷ liÖu ®iÖn tö l­u tr÷.

4. C¸c biÖn ph¸p cÇn thiÕt kh¸c, do tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n x¸c ®Þnh ®Ó tæ chøc b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö an toµn, hîp lý, khoa häc; phßng ngõa, kh¾c phôc c¸c rñi ro nh­ d÷ liÖu ®iÖn tö l­u tr÷ bÞ khai th¸c, x©m nhËp, sö dông tr¸i phÐp hoÆc bÞ mÊt m¸t, h­ háng, bÞ lµm gi¶, söa ®æi vµ sù cè kü thuËt kh¸c.

§iÒu 14. Quy tr×nh kü thuËt b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö cña tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n ph¶i quy ®Þnh cô thÓ vÒ kü thuËt nghiÖp vô ®Ó xö lý:

1. §­a d÷ liÖu ®iÖn tö vµo l­u tr÷.

2. Khai th¸c, sö dông d÷ liÖu ®iÖn tö l­u tr÷ theo quy ®Þnh hiÖn hµnh.

3. KiÓm tra, gi¸m s¸t an toµn ®èi víi d÷ liÖu ®iÖn tö l­u tr÷.

4. Thùc hiÖn c¸ch thøc, biÖn ph¸p phßng ngõa vµ kh¾c phôc rñi ro ®èi víi d÷ liÖu ®iÖn tö ®ang l­u tr÷.

5. Tiªu huû d÷ liÖu ®iÖn tö hÕt thêi h¹n l­u tr÷.

6. C¸c néi dung kh¸c cã liªn quan ®Õn viÖc xö lý kü thuËt b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö.

§iÒu 15. ChuyÓn ho¸ h×nh thøc b¶o qu¶n, l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö

1. ViÖc chuyÓn ho¸ h×nh thøc b¶o qu¶n, l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö, tõ l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö sang l­u tr÷ b»ng giÊy, ®­îc thùc hiÖn trong c¸c tr­êng hîp sau:

a. Cã nguy c¬ bÊt kh¶ kh¸ng ¶nh h­ëng ®Õn viÖc ®¶m b¶o an toµn d÷ liÖu ®iÖn tö l­u tr÷;

b. Theo quy ®Þnh hoÆc yªu cÇu cña c¬ quan Nhµ n­íc cã thÈm quyÒn;

c. Do nguyªn nh©n kh¸ch quan hoÆc chñ quan kh¸c, tæ chøc cung øng ®Þch vô thanh to¸n kh«ng thÓ tiÕp tôc ®¸p øng c¸c yªu cÇu vÒ b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö;

2. Thñ tôc chuyÓn ho¸ h×nh thøc b¶o qu¶n, l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö, tõ l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö sang l­u tr÷ b»ng giÊy:

a. Tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n ph¶i lËp Héi ®ång xö lý chuyÓn ho¸ d÷ liÖu ®iÖn tö. Héi ®ång bao gåm c¸c thµnh phÇn: Tæng Gi¸m ®èc (Gi¸m ®èc) hoÆc ng­êi ®­îc uû quyÒn cña Tæng Gi¸m ®èc (Gi¸m ®èc), kÕ to¸n tr­ëng hoÆc ng­êi phô tr¸ch kÕ to¸n, ng­êi ®­îc giao nhiÖm vô b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö vµ ®¹i diÖn bé phËn cã liªn quan (nÕu cã). Héi ®ång cã nhiÖm vô:

- Thùc hiÖn in d÷ liÖu ®iÖn tö l­u tr÷ ra giÊy d­íi d¹ng chøng tõ kÕ to¸n ®Ó kiÓm so¸t vµ ®èi chiÕu víi B¶ng kª d÷ liÖu ®iÖn tö l­u tr÷ (theo mÉu ®Ýnh kÌm). Sau ®ã, lËp Biªn b¶n xö lý chuyÓn ho¸ h×nh thøc l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö, cã kÌm theo b¶ng kª d÷ liÖu ®iÖn tö l­u tr÷ ®· chuyÓn ho¸. Trong tr­êng hîp ph¸t hiÖn thÊy chøng tõ ®iÖn tö cã sai sãt hoÆc thiÕu, mÊt, Héi ®ång ph¶i thùc hiÖn theo quy ®Þnh hiÖn hµnh vÒ xö lý tµi liÖu kÕ to¸n bÞ mÊt, bÞ huû ho¹i.

- Chøng tõ kÕ to¸n b»ng giÊy ®­îc chuyÓn ho¸ tõ d÷ liÖu ®iÖn tö l­u tr÷ ph¶i tiÕp tôc l­u tr÷ ®óng thêi h¹n quy ®Þnh (thêi h¹n l­u tr÷ ®­îc tÝnh tõ thêi ®iÓm l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö);

b. Sau khi ®· thùc hiÖn xong viÖc chuyÓn hãa h×nh thøc b¶o qu¶n, l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö, tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n ph¶i b¸o c¸o Ng©n hµng Nhµ n­íc.

III. TR¸CH NHIÖM cña C¸c Tæ CHøC, C¸ NH¢N
TrONG viÖc B¶O QU¶N, L­u TR÷ CHøNG Tõ §IÖN Tö

§iÒu 16. Côc C«ng nghÖ tin häc Ng©n hµng chÞu tr¸ch nhiÖm

1. Tham m­u cho Thèng ®èc Ng©n hµng Nhµ n­íc vÒ qu¶n lý vµ tæ chøc b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö trong ngµnh Ng©n hµng.

2. Chñ tr× phèi hîp víi c¸c ®¬n vÞ cã liªn quan tæ chøc triÓn khai thùc hiÖn viÖc øng dông c«ng nghÖ ®Ó b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö trong Thanh to¸n ®iÖn tö liªn Ng©n hµng do Ng©n hµng Nhµ n­íc tæ chøc vµ chuyÓn tiÒn ®iÖn tö trong hÖ thèng Ng©n hµng Nhµ n­íc, bao gåm:

- LËp ®Ò ¸n b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö tr×nh Thèng ®èc Ng©n hµng Nhµ n­íc phª duyÖt;

- Ban hµnh quy tr×nh kü thuËt b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö;

- ChuÈn bÞ vµ triÓn khai thùc hiÖn b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö theo ®Ò ¸n ®· ®­îc Thèng ®èc Ng©n hµng Nhµ n­íc phª duyÖt.

3. ThÈm ®Þnh vµ tr×nh Thèng ®èc Ng©n hµng Nhµ n­íc phª duyÖt ®Ò ¸n b¶o qu¶n, l­u tr÷ d÷ liÖu ®iÖn tö cña c¸c tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n kh¸c.

§iÒu 17. Tæng Gi¸m ®èc (Gi¸m ®èc) tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n cã sö dông chøng tõ ®iÖn tö chÞu tr¸ch nhiÖm:

1. Tæ chøc triÓn khai thùc hiÖn ®Çy ®ñ, ®óng c¸c quy ®Þnh vµ h­íng dÉn cña Ng©n hµng Nhµ n­íc vÒ b¶o qu¶n, l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö trong Thanh to¸n ®iÖn tö liªn Ng©n hµng do Ng©n hµng Nhµ n­íc tæ chøc.

2. Tæ chøc b¶o qu¶n, l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö trong néi bé tæ chøc m×nh theo ®óng quy ®Þnh.

3. ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ph¸p luËt vÒ sù an toµn, ®Çy ®ñ vµ hîp ph¸p cña chøng tõ ®iÖn tö l­u tr÷ t¹i tæ chøc m×nh.

§iÒu 18. Tr¸ch nhiÖm cña tæ chøc, c¸ nh©n ®­îc giao nhiÖm vô b¶o qu¶n, l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö

1. Tæ chøc, c¸ nh©n ®­îc giao nhiÖm vô qu¶n lý, b¶o qu¶n chøng tõ ®iÖn tö l­u tr÷ chÞu tr¸ch nhiÖm b¶o vÖ an toµn vµ phôc vô khai th¸c, sö dông chøng tõ ®iÖn tö l­u tr÷ theo ®óng quy ®Þnh.

2. Thùc hiÖn ®óng quy ®Þnh vµ h­íng dÉn vÒ viÖc qu¶n lý, b¶o qu¶n chøng tõ ®iÖn tö l­u tr÷ vµ ph¶i chÞu hoµn toµn tr¸ch nhiÖm vÒ viÖc chøng tõ ®iÖn tö l­u tr÷ bÞ khai th¸c, x©m nhËp, sö dông tr¸i phÐp hoÆc bÞ mÊt m¸t, h­ háng, bÞ lµm gi¶, ®¸nh tr¸o, söa ®æi vµ c¸c sù cè kü thuËt kh¸c ®èi víi chøng tõ ®iÖn tö l­u tr÷ do chñ quan m×nh g©y ra.

3. Ng­êi ®­îc giao nhiÖm vô b¶o qu¶n, l­u tr÷ chøng tõ ®iÖn tö kh«ng ®­îc phÐp cho bÊt cø tæ chøc, c¸ nh©n nµo khai th¸c, sö dông chøng tõ ®iÖn tö l­u tr÷ nÕu kh«ng cã sù ®ång ý b»ng v¨n b¶n cña ng­êi ®øng ®Çu tæ chøc m×nh hoÆc ng­êi ®­îc uû quyÒn. Tr­êng hîp cã nguy c¬ hoÆc ph¸t hiÖn chøng tõ ®iÖn tö l­u tr÷ bÞ khai th¸c, x©m nhËp, sö dùng tr¸i phÐp hoÆc bÞ mÊt m¸t, h­ háng, bÞ lµm gi¶, ®¸nh tr¸o, söa ®æi vµ c¸c sù cè kü thuËt kh¸c, ph¶i b¸o c¸o ngay cho ng­êi ®øng ®Çu tæ chøc m×nh hoÆc ng­êi ®­îc uû quyÒn ®Ó cã biÖn ph¸p xö lý, kh¾c phôc kÞp thêi.

IV. §IÒU KHO¶N THI HµNH

§iÒu 19. Tæ chøc, c¸ nh©n vi ph¹m Quy ®Þnh nµy, tuú theo tÝnh chÊt, møc ®é vi ph¹m th× bÞ xö lý kû luËt, xö ph¹t hµnh chÝnh hoÆc bÞ truy cøu tr¸ch nhiÖm h×nh sù; nÕu g©y ra thiÖt h¹i vÒ vËt chÊt th× ph¶i båi th­êng theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt

§iÒu 20. ViÖc söa ®æi, bæ sung Quy ®Þnh nµy do Thèng ®èc Ng©n hµng Nhµ n­íc quyÕt ®Þnh.

Tªn tæ chøc cung øng dÞch vô thanh to¸n

M· ®¬n vÞ:......................

B¶ng kª d÷ liÖu ®iÖn tö l­u tr÷

(KÌm theo QuyÕt ®Þnh sè 376/2003/Q§-NHNN
ngµy 22/4/2003 cña Thèng ®èc Ng©n hµng Nhµ n­íc)

Ngµy............/............./............