THÔNG TƯ
CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ SỐ 01/NV, NGÀY 11 THÁNG 1 NĂM 1964 HƯỚNG DẪN NHIỆM VỤ CỦA UỶ BAN HÀNH CHÍNH CÁC CẤP
ĐỐI VỚI CÔNG TÁC HỘ TỊCH
Kính gửi: Uỷ ban hành chính các khu, tỉnh, thành phố
Nhiệm vụ của Uỷ ban hành chính các cấp về công tác hộ tịch đã được quy định trong điều lệ đăng ký hộ tịch do Nghị định số 4/CP của Hội đồng Chính phủ ban hành ngày 16 tháng 1 năm 1961 . Để giúp các Uỷ ban hành chính thực hiện tốt, Bộ Nội vụ ra thông tư này hướng dẫn cụ thể như sau:
I. NHIỆM VỤ CỦA UỶ BAN HÀNH CHÍNH TỈNH,
THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG
Uỷ ban hành chỉnh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện điều lệ đăng ký hộ tịch trong phạm vi tỉnh, thành phố mình, cụ thể:
1. Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành điều lệ đăng ký hộ tịch.
2. Xây dựng hệ thống hộ tịch ở tỉnh, huyện, xã, quản lý, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ hộ tịch.
3. Kiểm tra, đôn đốc, giúp đỡ huyện, xã tổ chức thực hiện điều lệ đăng ký hộ tịch.
4. Tổng hợp, phân tích tình hình, số liệu sinh, tử, kết hôn, số người dọn đi, dọn đến, tính tỷ lệ phát triển dân số, báo cáo về Bộ Nội vụ.
5. Tổ chức lưu trữ và hướng dẫn, giúp đỡ huyện, xã lưu trữ sổ sách, hồ sơ, tài liệu hộ tịch.
6. Giải quyết các đơn xin thay đổi họ, tên, chữ đệm, cải chính tuổi.
II. NHIỆM VỤ CỦA UỶ BAN HÀNH CHÍNH HUYỆN
Uỷ ban hành chính huyện có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo, thực hiện điều lệ đăng ký hộ tịch và các chủ trương, kế hoạch công tác do Uỷ ban hành chính tỉnh đề ra trong phạm vi huyện mình, cụ thể:
1. Thường xuyên tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành điều lệ đăng ký hộ tịch.
2. Giúp Uỷ ban hành chính tỉnh quản lý, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ hộ tịch xã.
3. Kiểm tra, đôn đốc, giúp đỡ các xã thực hiện điều lệ đăng ký hộ tịch.
4. Tổng hợp tình hình, số liệu sinh, tử, kết hôn, số người dọn đi, dọn đến, báo cáo về tỉnh.
5. Lưu trữ và giúp đỡ Uỷ ban hành chính tỉnh hướng dẫn, giúp đỡ các các xã lưu trữ sổ sách, hồ sơ, tài liệu hộ tịch.
III. NHIỆM VỤ CỦA UỶ BAN HÀNH CHÍNH XÃ,
THỊ TRẤN, KHU PHỐ
Uỷ ban hành chính xã, thị trấn, khu phố có trách nhiệm tổ chức thực hiện điều lệ đăng ký hộ tịch và các chủ trương, kế hoạch công tác do các Uỷ ban hành chính cấp trên đề ra trong phạm vi xã, thị trấn, khu phố mình, cụ thể:
1. Thường xuyên tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành điều lệ đăng ký hộ tịch.
2. Đăng ký sinh, tử, kết hôn, cấp phát giấy chứng nhận; nhận đơn xin thay đổi họ, tên, chữ đệm, cải chính tuổi, điều tra, nhận xét và chuyển lên cấp trên giải quyết.
3. Báo cáo danh sách sinh, tử, kết hôn hàng tháng về huyện.
4. Lưu trữ sổ sách, hồ sơ, tài liệu hộ tịch.
Nhiệm vụ của Uỷ ban hành chính thành phố trực thuộc tỉnh và thị xã tương tự như Uỷ ban hành chính huyện hoặc thị trấn.
Hiện nay, việc quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ số liệu sinh, tử, kết hôn để phục vụ thường xuyên cho việc tính dân số chính xác, làm căn cứ xây dựng các kế hoạch kinh tế, văn hoá, quốc phòng, nghiên cứu và kiểm tra sự thực hiện các chính sách, nghiên cứu các quy luật nhân khẩu. Vì vậy, Bộ Nội vụ đề nghị các Uỷ ban hành chính nghiên cứu kỹ thông tư này, quán triệt nhiệm vụ đối với công tác hộ tịch, thấy được tính chất và khối lượng công tác mà bố trí cán bộ phụ trách công tác hộ tịch ở các cấp như sau:
1. Ở tỉnh và huyện: Ngoài việc phân công cho uỷ viên phụ trách khối nội chính chịu trách nhiệm về công tác hộ tịch của địa phương trước Uỷ ban hành chính, cần bố trí cán bộ có đủ khả năng và trình độ giúp Uỷ ban hành chính làm công tác hộ tịch.
2. Ở xã: để phù hợp với tình hình tổ chức chung và tiện cho nhân dân khai báo hàng ngày, uỷ viên thư ký sẽ kiêm nhiệm công tác hộ tịch.
Để cán bộ hộ tịch tỉnh, huyện làm công tác hộ tịch được thường xuyên liên tục và có điều kiện đi sâu vào chuyên môn, Bộ Nội vụ lưu ý các Uỷ ban hành chính không nên giao cho cán bộ hộ tịch kiêm nhiệm quá nhiều việc. Trường hợp cần điều động cán bộ hộ tịch đi làm công tác dài hạn hoặc thay đổi công tác, nếu là cán bộ tỉnh thì phải được sự đồng ý của Bộ Nội vụ, nếu là cán bộ hộ tịch huyện thì phải được sự đồng ý của Uỷ ban hành chính tỉnh.
Nhận được thông tư này, các uỷ ban hành chính cần tiến hành củng cố tổ chức cán bộ hộ tịch ở các cấp cho xong trong quý I năm 1964 sau đó báo cáo danh sách cán bộ hộ tịch tỉnh về Bộ Nội vụ.